Verslag DACE contactbijeenkomst 9 maart 2023

DACE-voorzitter Robert de Vries opende de bijeenkomst en gaf aan dat het bestuur bezig is met de vraag “Waar gaan we naartoe met DACE?”. Het bestuur zit nog midden in beantwoording van die vraag, maar een ding was al wel duidelijk: we blijven wat we zijn, namelijk een club die het vakgebied wil verdiepen en verder wil verbreden; en duidelijk geen belangenvereniging. Verder deed Robert nog een paar oproepen. Mochten er bijvoorbeeld ideeën zijn voor nieuw in te richten cursussen laat dat dan weten; zo zijn er nu gedachten over cursussen voor planning en voor probabilistische risicoanalyse. Bij de aankondiging van het nieuwe prijzenboekje aankomende juni, deed Robert de oproep voor ideeën om onze vaardigheden uit te breiden, bijvoorbeeld het uitvoeren van CO2 berekeningen. Tenslotte vroeg hij eenieder om de volgende keer eens een jongere collega mee te nemen naar de contactbijeenkomsten, ook om vergrijzing tegen te gaan.

Dace voorzitter Robert de Vries

DACE-bestuurder Paul van Brussel introduceerde vervolgens de sprekers en begeleidde aan het slot een paneldiscussie.

Waar zijn verbeteringen te vinden?

De eerste sprekers waren Aafje Jansen-Romijn en Babette Schep van Cleopatra Enterprise. Zij presenteerden een wereldwijde survey die is uitgevoerd naar de succesfactoren van technische projecten. Belangrijk daarbij is om te weten te komen wat kan verbeteren maar vooral ook wat al goed wordt gedaan. Anders gezegd, welke succesfactoren hebben invloed op projectsucces. Daarbij is de focus gelegd op
werkprocessen en digitalisering.
Doel van de survey is om te inspireren met nieuwe inzichten op het gebied van project controls en cost engineering en om het aantal succesvolle projecten te verhogen. Om zo’n survey uit te voeren is een 7-stappenplan uitgevoerd. Met name is stil gestaan bij het stellen van de goede vragen die tot onderscheidende antwoorden leiden, bijvoorbeeld wat betreft toe te passen methoden, tools, en manieren van project beheersing, maar ook wat betreft het brede spectrum van bedrijven dat meedoet bijvoorbeeld qua regio, grootte en soort organisatie.

De respondenten van de survey kwamen grotendeels uit Azië, Europa en Amerika, in die volgorde. Circa 10% kwam uit
Nederland. De grootte van organisaties liep van 1 tot 50.000 mensen, maar het merendeel zat tussen de 1.000 en 5.000 mensen. De respondenten hadden voor meer dan 50% een management of senior niveau. 21 % betrof beslissers en directeuren. 35%
werkte bij een contractor en ongeveer evenveel bij plant owners. 50% zat in de constructie industrie en 43% in de olie/gas business.

Spreker: Babette Schep
Spreker: Aafje Jansen-Romijn 

Om goed vergelijkbare antwoorden te verkrijgen is stilgestaan bij wat projectsucces exact is. Globaal komt planningssucces neer op het feit dat de afgelopen 3 jaar tenminste 75% van de projecten binnen planning is opgeleverd. Navenant geldt dat voor budgetsucces, dat tenminste 75% van de projecten in de afgelopen 3 jaar binnen budget is opgeleverd. Om projectsucces te definiëren zijn zowel planning- als budgetsucces nodig.

Resultaten en aanbevelingen

Aafje en Babette presenteerden een selectie uit de resultaten van de survey. Goed was om te zien dat 90% van de respondenten project controls belangrijk vinden. Project controls was in bijna de helft van de gevallen ondergebracht bij de PMO-afdeling, waarbij onafhankelijkheid een risico kan vormen. In 15% van de gevallen was project controls onafhankelijk van andere afdelingen, hetgeen wel de aanbeveling is om voor meer objectieve en realistische rapportages te zorgen. 85% van de respondenten gebruikt een in-house estimate methode of een methode zoals van AACE; duidelijk uit de survey was dat bedrijven die dit type methoden toepassen 10% meer projectsuccessen bereiken.

Op een specifieke vraag daarover bleek dat vrijwel alle methoden wel werden toegepast; ook een methode als Earned Value Management zat op ongeveer 60%. Het gekke is dat in Nederland deze methode weinig werd toegepast, terwijl deze methode zoveel beter inzicht geeft in de voortgang van een project. Wereldwijd werd duidelijk dat benchmarking weinig werd toegepast, terwijl die methode veel voordelen biedt, ook bedrijfsbreed en tot hogere betrouwbaarheid en transparantie leidt.

Bij de vraagstelling waren 7 project controls rollen onderscheiden en uit de survey bleek dat als een project controls team tenminste 5 van deze rollen had ingevuld, deze bedrijven 40% meer projectsucces hadden. Daarbij was de rol van riskmanager nog het minst vaak ingevuld, in 55% van de gevallen. Aanbevolen werd deze rol wel in te vullen, want goed zicht op risico’s en aandacht voor mitigatie draagt bij aan projectsucces.

Ook bleek dat het toepassen van geïntegreerde processen tools leidt tot 35% meer projectsucces. Daarbij bleek dat slechts 14% van de bedrijven volledige integratie van processen kende en slechts 6% integratie van tools. Dus er is nog een wereld te winnen hier, vandaar de oproep om de silo’s achter te laten en project controls tools toe passen die kunnen helpen bij integratie met andere processen. Immers, het handmatig overtypen van data van engineering tool naar de project controls tools of de procurement tools leidt tot fouten.

Een speciale oproep werd gedaan voor introductie van zogenoemde advanced project controls tools, met Cost estimating, Cost control BIM en benchmarking. Dit leidt tot zoveel meer standaardisatie, helderheid, efficiëntie en tot zoveel minder fouten. Kortom, weg met de excuses zoals geen tijd, geen expertise of ‘het werkt toch goed dus waarom veranderen’ en leer de voordelen zien van minder menselijke fouten en betere voorspelbaarheid en projectkwaliteit.

Keep the Estimate alive!

De tweede spreker was Anton van der Steege van Fluor, die begon met het belang van het up te date houden van de forecast tijdens de uitvoering van een project. Een onvoorspelbare uitkomst kan enorme gevolgen hebben voor de investeringskosten en voor verlies van productie. Zijn betoog richtte zich op wat nodig is om dat up te date houden van de forecast goed uit te voeren; bepaald geen sinecure zo bleek wel.

Het gekke is dat project controls 95% van de tijd bezig is met het verzamelen, corrigeren en presentabel maken van data. Slechts 5% wordt besteed aan analyse van de data, terwijl daar veel gewonnen kan worden om het project te verbeteren. Belangrijke waarneming daarbij is dat “Early fixes are better, faster, cheaper” en dat als sprake is van grote hoeveelheden data automatisering onafwendbaar is. Het besef dat de constructie en engineering industrie een slechte performance heeft vergeleken met manufacturing, zou moeten oproepen tot actie. Alleen de bedrijfstak landbouw en jacht blijkt het slechter te doen dan de constructie en engineering industrie, volgens McKinsey. De excuses die worden aangevoerd om niet veranderen zijn eerder al door Aafje en Babette benoemd: ‘zo werkt het toch ook’, geen tijd, verkeerde zuinigheid etc etc.

Spreker: Anton van der Steege

Vervolgens toonde Anton in een matrix die aangeeft wat nodig is ‘to keep the estimate alive’, ofwel het up to date houden van de forecast gedurende uitvoering. Het proces in deze matrix laat steeds gedetailleerdere MTO’s vanuit engineeringstools zien, wat zich direct laat vertalen in data voor de estimate applicatie, en waarvoor een centraal bereikbare data-storage en -integratie laag beschikbaar moet zijn. Het proces ziet er volgens deze
matrix eenvoudig en rechttoe-rechtaan uit, maar er is veel voor vereist om dit proces werkend te krijgen. Denk bijvoorbeeld aan het helder krijgen van de status van het ontwerp door alle lagen heen en ook het inbrengen van ‘interne drivers’ in het systeem, bijvoorbeeld dat met extra piping ook extra piping support nodig is of met kabels ook extra kabeltrays.

Grote aandacht is benodigd voor data-integratie en dat is eenvoudiger gezegd dan gedaan. Zoals bekend “Automating a mess yields an automated mess” en de top-down aanpak die vaak wordt gekozen leidt niet per se tot goede resultaten. In dat laatste geval is bijvoorbeeld een mooi dashboard gemaakt, maar dan blijkt de onderliggende data niet in orde. Minder vaak wordt de bottom-up methode gekozen. Fluor heeft dat gedaan voor een deel van de material managementdata en zo is een solide basis gelegd om verder op te bouwen. Een basis die werkt met attributen bij de classificatie van items; een concept dat enige uitleg behoeft.

Vis, kat, hond

Om te laten zien dat gewone codering niet de goede basis is, liet Anton het plaatje van een vis zien, met daarop een bordje met het opschrift “hond’’; duidelijk een foute codering. Dan zijn er wel een aantal mogelijkheden om deze foutsituatie te verbeteren, maar die lijken allemaal problematisch en daarbij eindigt men soms met een zelf gemaakte Excel om de fout te omzeilen. Daarom wordt het werken met attributen geïntroduceerd, waarbij bijvoorbeeld attributen als huid, aantal poten, staart, ademhalingsvorm en lichaamstemperatuur worden gedefinieerd om vergissingen in het verschil tussen vissen en honden te voorkomen. Overigens moeten attributen wel toegepast worden in het standaard proces, anders is het alleen een andere vorm van coderen.

Attributen moeten wel onderscheidend werken, want een kat zou in bovenstaand geval als hond worden geclassificeerd. Extra attributen zoals geluid (woef tegen miauw) en tevreden (kwispelen tegen spinnen) zijn benodigd om katten te kunnen onderscheiden van honden. Ook moeten afspraken over attribuutwaarden worden gemaakt; als de één het heeft over ‘kwispelen’ en een ander over ‘staart zwaaien’ dan zullen fouten ontstaan.

Dit voorbeeld van vissen, honden en katten bracht Anton over naar de projectwereld en dan krijgt het de naam ‘attribute driven classification’. Daarmee kunnen meerdere gestandaardiseerde classificaties worden gedefinieerd voor verschillende doeleinden bijvoorbeeld voor het maken van een planning, een cost estimate, een ontwerp, een organisatie-indeling of een onderhoudsplan, maar wel gebaseerd op eenzelfde ondergrond.  Daarbij worden objecten gedefinieerd op basis van een combinatie van attributen. Dit geeft mogelijkheden van aggregeren, sorteren, filteren en andere database acties. Ook meerdere lagen van classificatie zijn te maken en meerdere ordes van classificatie, waarbij wordt gestart met een lagere orde met een gedetailleerd attribuutniveau en waarna hogere ordes met geaggregeerde niveaus zijn te maken.

Op die manier zijn meerdere, parallelle, classificerende hiërarchieën of breakdown structuren te maken voor verschillende doeleinden. Welkom in de n-dimensionele ruimte, zo sloot Anton af.

De data centraal gesteld

De laatste spreker was Ferry Zöllner van Shell. Zijn bijdrage betrof data-centriciteit in project controls ofwel een goede omgang met data. Dat klinkt eenvoudig maar kent vele aspecten waaronder de uit te diepen onderwerpen van deze middag: interoperability, standaardisatie en platformen.

Als voorbereiding op zijn presentatie deze middag heeft Ferry als grap aan ChatGPT gevraagd wat Shell doet om meer data-centric te worden. Verbazend genoeg kwamen daar toch aardige beweringen uit bijvoorbeeld bouwen aan een data-driven cultuur, verbetering van de kwaliteit van data en investeren in geavanceerde analysemethoden.

Ferry kon een directe link leggen van data-centriciteit met de KPI’s van Shell zoals goede kapitaal efficiency, veiligheid, broeikasgasreductie, betere uitvoering van planning en betere asset performance. De uitdaging om data-centriciteit te bereiken liggen in hoofdzaak bij drie zaken, namelijk bij fragmentatie van data in bijvoorbeeld Excelsheets, e-mails en databases, het niet gebruiken van een gemeenschappelijke taal en data die opgeslagen is in silo’s en niet ontsloten kan worden. De drie oplossingen die daarbij horen zijn respectievelijk data interoperability ofwel een ecosysteem die uitwisseling van gegevens makkelijker maakt, implementeren van een referentie databibliotheek en het ontwikkelen van dataplatforms. 

Om data interoperability wat meer duiding te geven liet Ferry vier tekeningen zien, in oplopende vorm van uitwisselbaarheid. Op de eerste tekening zijn twee compleet gesloten servers te zien: complete stilte tussen de twee en niets wordt uitgewisseld. Op de tweede tekening is de ene server wel aan het praten, maar door een barrière of een firewall kan de andere server niets horen. Op de derde tekening is geen firewall meer te zien en komt de data van de ene server bij de ander terecht. Maar de ene server praat Engels en de ander Chinees, dus geen echte uitwisseling. Het laatste plaatje is nog steeds niet perfect. Ze praten beide Engels, maar op de vraag van de ene server antwoordt de ander vol onbegrip; men kent elkaars capaciteiten blijkbaar niet goed. 

Om de tweede genoemde oplossing, de referentie databibliotheek, te duiden introduceerde Ferry het conceptueel datamodel, met daarin objecten en objecttypen die daarbij horen en de relaties die tussen de objecten bestaan. 

Spreker: Ferry Zöllner

 

Om dit model wat meer handen en voeten te geven werd een foto van een LNG plant getoond. In het conceptueel datamodel is het plant type in dat geval geclassificeerd als “LNG plant”. Met deze typeaanduiding is dan vanuit het datamodel eigenlijk al heel veel bekend, want bij een LNG plant horen standaard functies of proces unit types zoals een dehydratie unit en een gas flare. Deze types kennen generiek een code-aanduiding, een beschrijving en eigenschappen die per fysiek geïnstalleerde unit moeten worden vastgelegd, zoals diameter, hoogte en inhoud. Met deze onderverdeling in unit types, kunnen bijvoorbeeld ook de engineering- of installatieactiviteiten per unit vastgelegd worden.
Zo kan de vraag voor een specifieke plant worden gesteld hoeveel en welke resources nodig zijn om de plant te bouwen. In het conceptueel datamodel zijn deze gegevens opgenomen, zodat als het ware met een druk op knop al deze informatie is te verkrijgen voor een nieuwe situatie.

Ferry liet een ideaalbeeld zien met een soort Siri waaraan vragen kunnen worden gesteld, zoals wat de P50 kostenschatting is voor een offshore pijpleiding in Nigeria van 5 km lengte op een diepte van 200m en met een ontwerpdruk van 100 bar. Het systeem is in staat om binnen korte tijd het antwoord te laten zien.

Shell is sinds 8 jaar bezig met de implementatie van de bijhorende ISO19008 standaard en met name op het gebied van cost estimating en benchmarking is grote voortgang gemaakt.

Als laatste ging Ferry in op het inrichten van dataplatforms ofwel hoe wordt al die ervaringsdata uit verschillende bronnen zoals Excelsheets, e-mails en rapportages, en uit verschillende fasen van initiële exploratie tot project, operatie en decommissioning, bij elkaar gebracht en goed ontsloten om bij te dragen aan goede, nauwkeurige tijdige rapportages.

Paneldiscussie

Aan het slot werden de sprekers uitgenodigd om in een panel zitting te nemen en werden een aantal stellingen voorgelegd. Ook de zaal kon hierin deelnemen. Daarbij werd duidelijk dat digitalisatie ervoor gaat zorgen dat de wereld ook voor de cost engineer er anders uit gaan zien, met alle technologische vernieuwingen die veel werk uit handen nemen. Ook van het toenemend gebruik van ISO-standaards wordt veel efficiëntie in de keten verwacht. Met de vele projecten die voor de energietransitie moeten worden uitgevoerd, is het ook maar goed dat de cost engineer efficiënt kan werken anders worden de projecten niet op tijd uitgevoerd, zo was de verwachting. Een deelnemer uit de zaal sloot af met de Brabantse uitspraak dat mensen nog vaak “zo dicht mogelijk langs elkaar heen praten”, hetgeen de noodzaak van standaardisatie nog eens aangaf.

Klik hier voor de presentatie van Babette Schep &  Aafje Jansen-Romijn 

Klik hier voor de presentatie van Anton van der Steege