Verslag DACE Contactbijeenkomst 29 november 2018 - Innovaties van planning tools en methodieken

Dat wil zeggen de effecten van projectmanagement zijn nog hetzelfde als 20 jaar geleden. Ook uit eigen waarneming van de SIG blijkt dit. Wat betreft planningstechnieken was in de jaren 90 al sprake van ontwikkelingen in muurkranten, connectie met ERP-systemen en verbeterde voortgangsrapportages. En hierin wordt ook heden ten dage nog steeds ontwikkeld. De SIG ziet dat tools die deze vernieuwingen ondersteunen weinig gebruikt worden. Wat weerhoudt de projectmanager er dan van om daar gebruik van te maken? Om daar iets aan te doen werd deze middag een aantal van die tools onder de aandacht gebracht, om te laten zien dat er voor allerlei planningsproblemen wel degelijk praktische oplossingen zijn. 

DACE-voorzitter Robert de Vries opende met de presentatie van het nieuwe DACE-prijzenboekje, editie 33. Robert ontving het eerste exemplaar en vervolgens werden bloemen en flessen wijn uitgedeeld aan de coördinatoren van het boekje en vertegenwoordigers van de uitgever Vakmedianet.

In de eerste presentatie ging Rick Donker van Primaplan in op het genereren van S-curves en histogrammen. Voor de voortgangsrapportages wil iedere projectmanager graag S-curves zien, maar er is vaak een drempel om die op te zetten. De bestaande planningstools zijn vaak niet toereikend om verschillende redenen. Zo is het bijvoorbeeld tijdrovend om ze te maken. Ook zitten er verkeerde rekenregels in, bijvoorbeeld actuals die onjuist worden uitgesmeerd in de tijd; waardoor verkeerde conclusies worden getrokken. Ook is de lay-out vaak niet goed waardoor niet het goede inzicht wordt verkregen. Daarnaast is werken met Excel altijd mogelijk, maar het probleem daarvan is de grote foutgevoeligheid.

Met deze bevindingen zijn Rick en zijn team vervolgens aan de slag gegaan om een nieuwe tool te ontwikkelen voor de verbeterde S-curves. De vraag is dan aan welke eisen zo’n tool moet voldoen. Als eerste komt dan boven welke S-curves de tool moet maken. Hier zijn veel verschillende smaken voor maar ze moeten ondersteunend zijn bij het maken van analyses, dus komen S-curves als de actual en remaining curve en de early en late curve in aanmerking. Ten tweede moet de tool gemakkelijk in gebruik zijn en snel resultaten geven. In grote projecten moet de voortgang van soms wel 40 partijen doorgerekend worden en dat moet niet al te veel tijd kosten. En natuurlijk moeten tegenstrijdigheden die tot foute conclusies kunnen leiden worden weggehaald. Vereiste is ook dat dit nieuwe S-curve tool daarbij eenvoudig aansluit op bestaande planningssystemen als Primavera of MS Project.
 

Rick laat aan de hand van een aantal voorbeelden zien hoe deze nieuwe tool eruitziet en hoe deze verbetering geeft ten opzichte geeft van de tools in bestaande planningssystemen. Bij vragen uit het publiek kwamen nog weer verdere verbeteringsmogelijkheden aan de orde om de performance van een project te meten; iets wat Rick meeneemt naar zijn team. 

Hoe goed is mijn planning?

De tweede presentatie was van Bram König, ook van Primaplan. Hij liet onder andere zien hoe gemeten kan worden wat de kwaliteit van een planning is. Verder kwam een aantal hulpmiddelen aan de orde die het werken aan planningen aanzienlijk kunnen versnellen.

Begonnen werd met een hulpmiddel dat overtypen van regels uit een P&ID aanzienlijk vereenvoudigt. De kwaliteit van scanapparatuur zoals de Irispen is de laatste vijf jaar zo verbeterd dat inzet hiervan heel veel werk bespaart. Bram liet zien hoe eenvoudig en snel dat werkt in combinatie met een planningssysteem.

Een tweede getoonde tool van Deltek meet de kwaliteit van een opgestelde planning en geeft een score tussen 0 tot 100 %. Daarbij geeft het ook een analyse van de aangeleverde WBS (work breakdown structure) en laat het zien waar de problemen zitten. Die score is gebaseerd op onderliggende gegevens van vele uitgevoerde projecten en is conform standaards die de Amerikaanse overheid gebruikt. De kwaliteitsscore wordt berekend aan de hand van kenmerken van de aangeboden planning zoals ‘missing logic’, ‘logic density’, ‘number of critical activities’ en ‘negative float’. Ervaring is dat een eerste versie van een planning een score van hooguit 50% geeft, maar duidelijk is dan wel waar de planning moet worden verbeterd. Deze tool geeft een opdrachtgever de mogelijkheid om te eisen dat een aannemer een planning met een score van minstens 80% moet leveren.

Al met al is deze kwaliteitsmeting een aanzienlijke verbetering ten opzichte van een tool als ‘schedule log’ in Primavera.

Met het tool is het ook mogelijk om de opgestelde planning te benchmarken, bijvoorbeeld met vergelijkbare projecten in de civiele infrastructuur. Het geeft dan een aardige schatting in hoeverre het project gaat slagen. Daarnaast kunnen redelijk eenvoudig risicoanalyses worden toegevoegd in deze tool; daarvan kan een scenario worden gemaakt die vervolgens terug te brengen is in een pakket als Primavera. Vervolgens kan daarin een probabilistische planning opgesteld worden.

Ook kunnen versies worden opgesteld om het project versneld op te leveren, bijvoorbeeld door te laten zien waar de beste mogelijkheden zitten door het versnellen van een beperkt aantal activiteiten. Naar aanleiding van dit laatste waarschuwt Bram wel dat met deze tool altijd een planning is op te stellen die past bij een bepaalde opleverdatum. Laat echter ook de grijze hersencellen werken en kijk zelf of het getoonde realistisch is. 

Muurkrant bij turnarounds

De laatste presentatie werd gegeven door Henk van der Heide en Chris van der Neut van Stork. Zij zijn werkzaam in turnarounds en lieten zien welke enorme verbeteringen de introductie van de tablet heeft gebracht in hun werk.

Probleem bij een turnaround is om snel inzicht te hebben in de actuele stand van het werk. Het kan dan gaan om heel verschillende zaken en op verschillend niveau zoals de stappen die moeten worden uitgevoerd binnen een werkpakket, het afmelden van een stap, de geconstateerde afwijkingen binnen een werkpakket, informatie over een bepaald asset en de voortgang van een bepaald werkpakket. Centraal wordt dan een muurkrant ingericht waar alle informatie over voortgang en afwijkingen wordt bijgehouden. Nog niet zo lang geleden werd dit hele proces met papier uitgevoerd, bijvoorbeeld werkpakketten die de uitvoerder meekreeg in het veld, en de aantekeningen die moesten worden gemaakt over afwijkingen; de centrale muurkrant werd op geregelde tijden geüpdatet met alle binnengekomen informatie en alle betrokken personen. Dit is een arbeidsintensief proces dat foutgevoelig is en waarbij de muurkrant altijd achterloopt op de actualiteit.

Om hier verbetering in te brengen is een bestaande applicatie binnen Stork uitgebreid met een module project controls. Henk en Chris lieten deze applicatie vanmiddag zien en toonden welke grote sprongen gemaakt zijn door het toepassen van tablets.

Er is nu één bron waar alle informatie samenkomt, vanuit werkvoorbereiding, tablets in het veld en digitale muurkrant. De uitvoerder in het veld krijgt via de tablet het werkpakket te zien en wordt ondersteund in het juist uitvoeren van alle stappen; overslaan van stappen en vergissingen worden hiermee kleiner. De uitvoerder in het veld kan een taak afmelden en dit is meteen op de centrale digitale muurkrant te zien. Benodigde afwijkingen die in het veld worden geconstateerd bijvoorbeeld als een nieuw pijpje te kort is, kunnen meteen worden vastgelegd; geen aparte lijstjes die achteraf verzameld moeten worden. In het veld kunnen foto’s worden gemaakt van de eindtoestand bijvoorbeeld van lassen die gekeurd moeten worden en met Google Maps is meteen de locatie vastgelegd. Centraal op de digitale muurkrant is betrouwbaar, zonder vertraging, te zien waar achterstand is opgelopen. Omdat kritische zaken daarop met rood worden aangeduid is ook eenvoudig te zien als bijvoorbeeld iemand vergeten is om een taak af te melden.

Ook de werkvoorbereiding kan op deze manier via een digitale muurkrant worden gemonitord, bijvoorbeeld de check of alle calculaties zijn gemaakt en of materialen zijn ingekocht. Kortom, deze applicatie heeft alles in zich om het hele turnaround project te digitaliseren.

Contact houden over het gebruik is cruciaal om draagvlak te creëren en vervolgens moeten ook snel de aangegeven verbeteringen worden doorgevoerd. Bedenk dat mensen in het veld werkhandschoenen aan hebben en stem het gebruik van de tablet daarop af. Bedenk ook welk detailniveau moet worden bereikt. Moet iedere boutverbinding afzonderlijk worden afgemeld of kan dat op taakniveau. Ook ander bediengemak wordt onderzocht. Een inspecteur heeft geen behoefte aan de hele muurkrant maar heeft specifieke informatie nodig, die eenvoudig kan worden verzameld.

Wat gebruikers tegenhoudt om dit type tools te gebruiken is niet helemaal bekend. Misschien een conservatieve en niet op verbetering gerichte houding van ‘we doen dit altijd al zo en dat werkt voor ons’ of misschien dat een projectcoördinator een bepaald detailleringsniveau mist? Voor een ieder in de zaal was wel duidelijk dat het aan het enthousiasme van Henk en Chris niet kan liggen.